U poslovnom svijetu za sve postoje pravila. Kako se sastavlja ugovor, kako se vodi projekat, kako se pregovara i… kako se ostavlja utisak na saradnike i klijente.
Poslovni sastanci nisu zabava. I (previše često) nisu zabavni. Ipak, kada morate da im prisustvujete, morate da ostavite utisak. Svaki put. Sadržaj koji ćete predstaviti zavisi samo od vas, ali pravila su ista za sve. Nažalost, ne poznaju ih svi. Šta je ključno za odličan prvi utisak?
1. Predstavite se prisutnima prije sastanka
Na engleskom se to precizno zove „mingling” – kratak razgovоr sa svim prisutnima, čime osiguravate da će vas zapamtiti. U stvari, koristite priliku da se svima predstavite ne rizikujući da ih bezrazložno zadržavate kada se sastanak završi. Ako se nađete u poziciji da vi upoznajete dvije osobe jednu s drugom, uvek prvo predstavite onu koja je na višoj poziciji.
2. Budite sažeti
Neka vaše predstavljanje traje što kraće. Bez previše informacija, bez nepotrebnih opterećivanja, bez predugačkih uvoda.
3. Rukovanje
Ako ste „domaćin” sastanka ili ste viši po poziciji, vi treba da prvi pružite ruku. Ovo važi za oba pola i nema veze s godinama.
4. (U)stajanje
Ako sedite kada vas neko predstavlja drugom saradniku, uvijek ustanite. Ostanite da stojite dokle god razgovarate s tom osobom. Priznaćete da je, ako ništa drugo, neudobno da nekog gledate nagore. Da ne pominjemo da vas sagovornik gleda s visine.
5. Nemojte da kasnite
Obavezno stignite na vrijeme. Budite gospodar svog vremena jer gospodar tuđeg niste. Ako kasnite, znajte da takav prvi utisak ne možete da ispravite.
6. Pravilno sjedenje
Stolicu podesite tako da budete iste visine kao ostali učesnici. I bez prekrštanja nogu. Ovaj gest se smatra nepristojnim na poslovnim sastancima.
7. Oblačenje
Uvijek morate da izaberete primjerenu odjeću. U poslovnom svijetu, svi primjećuju i kad ste se previše potrudili i ako vas nije dovoljno bilo briga. Zato se unaprijed raspitajte o prirodi sastanka i ko će sve biti prisutan. Od toga zavisi i vaš izbor.
8. Ne budite džentlmen
Poslovni sastanci nisu ni vreme ni mjesto da bilo kome izvlačite stolicu. Čak se i smatra nepoštovanjem. U poslovnom svijetu su spolovi ravnopravni.
9. Budite spremni
Treba da znate razlog i temu sastanka. Pripremite se, i da učestvujete na sastanku, i da postavite prava pitanja.
10. Plan rada
Agenda mora da bude jasna i precizna. Ako vi vodite sastanak, morate da budete sigurni da ni u jednom trenutku nećete skrenuti s teme, ali i da imate rezervni plan kako da sastanak vratite u pravac i smjer koji želite.
11. Govorite glasno i jasno
Svi prisutni moraju da vas čuju i razumiju. Ako govorite prvi, smislite (kreativan) način da svima skrenete pažnju da sastanak počinje.
12. Upoznajte se s nepisanim pravilima
Na primjer: naravno da je nepristojno da nekoga prekidate i upadate mu u riječ, ali ako to na sastanku ne uradite, možda uopšte ne dobijete priliku da nešto kažete. Zato pronađite najprimereniji trenutak i postavite svoje pitanje.
13. Hrana – nikako
Podrazumeva se da tokom sastanka govorite, pa vam zato treba i tečnost. Izaberite vodu i, eventualno, kafu. Sve ostalo može da sačeka.
14. Telefon vam ne treba
Ne možete da provjerite koliko je sati ili da li je stigao e-mail koji čekate. Telefon ne treba da bude na stolu: sklonite ga do kraja sastanka. Setite se i da telefon makar utišate. Ako zaista morate da odgovorite na neki poziv, izvinite se i napustite prostoriju.
15. Pitanja ne idu samo na kraju
Pitanja treba postaviti u primjerenom trenutku. Nekada odgovori vode ka razrješenju postojećeg problema. Ako sačekate sam kraj sastanka, pitanje donekle gubi smisao. Uz to, kada je zvanični dio sastanka završen, svi, manje ili više, jedva čekaju da odu. Ne budite osoba zbog koje svi moraju da ostaju duže.
Od vrste posla zavisi koliko često ćete ići na sastanke. Kada poslujete online, digitalni svijet je vaše polje. Trebalo bi da poznajete “elektronsko” ponašanje klijenata, znate kako da sa najmanje ulaganja postignete ogromna poboljšanja, a da vam komunikacija bude jasna i precizna. Ako je vaš posao i dalje vezan za realni svijet i susrete sa ljudima, pokušajte da se držite ovih pravila. Ona će vam pomoći da postanete uspješan poslovni čovjek, osoba koju kolege i partneri uvažavaju i čije mišljenje se rado čuje.
